martes, 18 de mayo de 2010

Seis Consejos para una Presentación Exitosa

Cuando tenemos que hacer una presentación ya sea en el despacho de un cliente o en una sala de conferencias nuestro objetivo es que nuestro mensaje llegue de forma clara a la audiencia. Uno de los elementos que tenemos que tener en cuenta es nuestra imagen personal. Nuestra presentación puede ser amena, estar bien preparada e ilustrada con ejemplos pero si nuestra imagen no es óptima podemos conseguir que la audiencia se distraiga o que nos ignore. Como profesionales sabemos que la primera impresión es muy importante, por lo tanto hay que vestirse adecuadamente.

1. Lo primero es cuidar la higiene, aunque sea básico, no está de más recordar la importancia de la limpieza y vigilar los pequeños detalles. Las uñas tienen que estar bien cortadas, el pelo y los dientes limpios.
En el caso de las mujeres hay que vigilar que no tengamos manchas de maquillaje y que éste haya sido bien difuminado de forma que el resultado sea natural y favorecedor.

2. Asegúrate de que la ropa te sienta bien. Lo importante no es que la ropa sea de marca, sino que nos favorezca y sea de nuestra talla. Hay que mirar los detalles, que las mangas no tiren, que no hayan espacios entre los botones porque la camisa es demasiado pequeña etc. Todas las prendas tienen que sentarte como un guante, si hace falta que el sastre o la modista te lo arregle, hazlo, es una inversión que vale la pena.

3. Si son varias las personas que realizan la presentación, visualmente es muy atractivo que la ropa coordine y esté en línea con la imagen de marca de la empresa.

4. La ropa tiene que ser cómoda y sentirte a gusto con ella. Si vas a hacer la presentación con traje, pruébatelo bien, siéntate, levántate, muévete así estarás seguro/a de que no te oprime o te es incómodo. Los zapatos son una pieza clave de la imagen.

5. Vístete de forma adecuada a la ocasión pero siempre teniendo en cuenta tu personalidad. Cada persona es única y la ropa nos permite realizar diferentes combinaciones de colores, texturas, añadirles accesorios para conseguir un resultado original. Aunque vayas a una presentación, no te vestirás igual si tienes una personalidad más creativa o si eres clásica.

6. Piensa en positivo y ten confianza en ti misma/o. Es normal estar nervioso/a antes de hacer una presentación, incluso los grandes conferenciantes y oradores necesitan unos minutos previos para relajarse y calmarse. Mi consejo es que prepares de antemano todo el material necesario para hacer la presentación desde nuestras notas, las ayudas visuales o las muestras. Y por favor, no llegues con prisas o con retraso.

Para finalizar

Con estos consejos podrás centrarte en lo que realmente importa, conseguir las ventas, el trabajo o motivar a la audiencia para que responda positivamente a nuestro mensaje.


Preliminares

1. Busca la mejor sala de conferencias que puedas pagar Recuerda que el evento será la imagen que el público se llevará a casa, por lo que realizarlo en un subterráneo de muebles viejos no ofrecerá la impresión que deseas proyectar. Un dato es que antes de consultar con hoteles, preguntes en bibliotecas, museos y universidades. Muchas de ellas ofrecen precios accesibles para costear la remodelación de sus salones, con la ventaja de tener equipamiento de última generación.

2. Reserva un salón del tamaño exacto
Es preferible tener al personal de un lugar pequeño acarreando sillas para armar algunas filas extra, que un gran salón semivacío donde los asistentes se pregunten por qué nadie más vino. Muchos recintos tienen salas modulares, que te dan la flexibilidad de expandirlas o reducirlas para que se vea lleno.

3. El salón debe tener techo alto ¿Cuántas veces no hemos estado en un evento en que el calvo frente a nosotros no nos deja ver nada porque el telón del proyector estaba demasiado bajo? Asegúrate que la pantalla sea visible desde todos los rincones de la sala y para ello es imprescindible contar con un techo alto. Y al respecto, Spolsky ofrece un dato notable: "No confíes en los hoteles. Si les preguntas si la pantalla se ve, siempre te dirán que sí. Sólo pregunta qué altura tiene el techo... no son lo suficientemente listos como para mentir en eso".

4. Sirve café. El café tiene cafeína y la cafeína pone a la gente de buen humor.

5. Pon música alegre mientras esperan y cuélgales tarjetas con su nombre para que puedan socializar. Pon la música fuerte para que deban alzar la voz. Música fuerte, voces altas y salones llenos dan la sensación de que este es el evento al que se debe asistir.

6. Inunda el lugar de material promocional. Sugerencias: pendones, carpetas, lápices y alfombrillas para ratón.

7. Vístete exactamente un nivel mejor que tu audiencia. "Muy acicalado y pensarán que te crees mejor que tu público. Muy poco acicalado y pensarán que no les importas". No uses poleras que destaquen escritos o logos encima. Con una casaca negra sobre una camisa polo o una camiseta con cuello estará bien. Ni pienses en usar zapatillas.

8. Pon la pantalla a 800×600. Haz que todo se vea lo más grande posible.

9. Verifica no tener luces que se reflejen sobre el telón. Asegúrate que alguien las apague antes de comenzar.

10. No abras las puertas del salón hasta que esté todo listo. Si la gente comienza a husmear y te ve saltando mientras haces los preparativos, perderás algo de la autoridad que necesitas para convencerlos.


11. Asegúrate de que alguien se encargue de la parte técnica, como el registro o los micrófonos. Entre más gente haya contigo, más sólida será tu imagen.


¡Impáctalos!


"Una forma común -pero aburrida- de hacer una exposición, es comenzar presentando un problema y luego explicar cómo el producto resuelve el problema. Otra forma aburrida es con un PowerPoint y muchas viñetas. Y una forma increíblemente aburrida es hablar sobre tu empresa y cuántos empleados tienes y cómo ganan millones de dólares al año... a nadie le interesa". (La última charla de Macromedia a la que asistí en Santiago junto al MMUG fue exactamente de esta última forma. El comentario posterior unánime fue que era la peor que hayamos presenciado). Para Spolsky, la mejor forma de hacer una presentación es justamente como muchos escribimos nuestros artículos: contando una historia. Una con un protagonista, un problema y una situación de suspenso previa a resolverla, que haga de escenografía para los datos técnicos o la demostración que quieres hacer. Algo que mantenga el interés. Y hallar historias no es complejo. Sólo recurre a tus experiencias, a las anécdotas de alguien más o simplemente inventa un caso. Servirá también para llevar los conceptos del abstracto a las necesidades diarias que tenga cada persona. También recuerda: * Repite los conceptos importantes 2 veces. Eso sí, menciónalos de diferente forma. Repetir la misma frase es irritante. * Graba el evento en video y obsérvate, o pide comentarios (honestos) a tus colegas y amigos. Busca vicios que debas eliminar como muletillas, jugueteos con un lápiz, etcétera. * Si repites la misma presentación, prueba nuevos recursos prestando atención a qué cosas funcionan y cuáles no. La mejor forma de refinar una presentación es frente al público. Por último, un consejo personal. Cuando prepares una presentación -con PowerPoint o el programa que desees- usa la menor cantidad de texto posible. Nunca dejo de sorprenderme sobre cuánta gente vuelca láminas y láminas de texto sobre la pantalla que, para colmo, se dedica a leer durante la presentación mientras su audiencia languidece. Las presentaciones son un complemento a lo que dices y precisamente por eso no hay mejor recurso que representarlos con imágenes, en especial si se trata de conceptos complejos. El ser lo más gráfico posible al exponer es un truco que aprendí de nuestro amigo Claudio Ruiz y creánme: si el muchacho es capaz de explicar pericias legales a artistas, estudiantes, políticos y hasta a periodistas, es porque se las trae. Ustedes también pueden. Si puedes, ayúdate con un dispositivo de presentación. Va a resultarte de mucha utilidad para desplazarte en el "escenario" o darte la posibilidad de mezclarte entre tu audiencia. Y por último. Pon un final a tus diapositivas, donde puedes aprovechar a dar una referencia bibliográfica, información institucional, tu dirección de correo electrónico o simplemente una respetuosa despedida. Muchas veces con la vorágine del momento o porque es otro quien se encarga de pasar las láminas mientras hablas, puede que se cometa algún que otro "adelantamiento". Lo ultimo que deseamos mientras estamos dando el broche final es ver una pantalla negra y que todo se quede a oscuras.

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